¿Qué es un sistema de información de gestión de personal?

Un sistema de información de gestión de personal juega un papel importante en las prácticas de contratación de una empresa.

Un sistema de información de gestión de personal es un conjunto de procedimientos y tecnología aplicada que los trabajadores de recursos humanos utilizan para rastrear y organizar los datos sobre los empleados dentro de una empresa u organización. Esta información puede incluir registros de nómina , documentos fiscales y registros de beneficios asignados, como seguro médico. El resto de la información de los empleados se guarda a menudo en un sistema de este tipo para evaluaciones periódicas del desempeño. Estos registros suelen ser hojas de vida y copias de las certificaciones relevantes de la industria. Esta área de la gestión de recursos humanos implica tanto el uso de un programa informático como de prácticas de rutina para ingresar y actualizar datos relevantes.

Las empresas con una gran cantidad de empleados a menudo necesitan un departamento de recursos humanos ( RR.HH. ) separado para mantener registros precisos de toda esta información. Trabajar con un sistema de información de gestión de personal requiere tanto un buen conocimiento de la tecnología como la capacidad de recuperar rápidamente los datos necesarios. Un paquete de software diseñado para estas tareas de recursos humanos generalmente consta de bases de datos vinculadas que contienen diferentes conjuntos de información. Una base de datos puede contener registros de cheques de pago emitidos vinculados a otra base de datos con información sobre impuestos retenidos, por ejemplo. El personal de RR.HH. es responsable de mantener actualizada y precisa esta información sobre la fuerza laboral.

Además de mantener regularmente los datos en un sistema de información de gestión de personal, el personal de recursos humanos también necesita realizar consultas específicas que recuperan cierta información. Dependiendo del tipo de sistema instalado, pueden consultar esta información con comandos como los del lenguaje de consulta estructurado ( SQL ) o un lenguaje de programación de base de datos similar. Otros tipos de software de gestión de recursos humanos tienen interfaces gráficas de usuario con funciones para crear y almacenar formularios, tablas, gráficos e informes. Cuando un gerente de personal desea conservar copias escaneadas de los currículos de los empleados y documentos similares, el sistema de información a menudo incluye la capacidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para crear copias electrónicas con capacidad de búsqueda.

Un sistema de información de gestión de personal también tiene un papel importante en las prácticas de contratación y despido de una empresa. Muchas empresas utilizan las funciones de OCR de este tipo de programa para escanear currículums en busca de palabras clave designadas. Los solicitantes cuyos currículums tienen coincidencias de palabras clave a menudo tienen más posibilidades de recibir una invitación a una entrevista. Algunas empresas utilizan esta tecnología para rastrear y registrar las nuevas certificaciones que completan los empleados, en particular las que cuentan como capacitación paga. Los trabajadores que pueden requerir medidas disciplinarias o asesoramiento también suelen tener registros de esta información en sus archivos de personal electrónicos en el departamento de recursos humanos.