Las auditorías a menudo tienen lugar en un intento de ahorrar dinero a la empresa.

Por lo general, las grandes organizaciones realizan una auditoría de impresión en anticipación a una solicitud de servicios de impresión para una propuesta o renovación de contrato. El propósito principal de una auditoría de impresión es recopilar métricas sobre el uso actual de la impresora, los diferentes métodos para acceder a los recursos de impresión y determinar los costos operativos totales asociados con las actividades de impresión. El término auditoría generalmente se asocia con una revisión financiera detallada. Sin embargo, el objetivo principal de cualquier auditoría es que los profesionales imparciales recopilen información y proporcionen un informe formal para ayudar en la toma de decisiones a nivel ejecutivo.

Por lo general, las grandes organizaciones realizan una auditoría de impresión en anticipación a una solicitud de servicios de impresión para una propuesta o renovación de contrato.

El alcance de una auditoría de impresión debe definirse claramente al comienzo del proceso para garantizar una respuesta viable. La definición de una función de impresión o un trabajo relacionado es fundamental, ya que las suposiciones pueden dar lugar a conclusiones erróneas. Por ejemplo, una auditoría de impresión puede incluir fotocopias, escaneo de documentos electrónicos y trabajos de impresión o una combinación de estas opciones. En otras empresas o industrias, la impresión puede incluir todos los proveedores de impresión externos o contratos para artículos como folletos, panfletos y artículos relacionados.

El primer paso en cualquier auditoría de impresión es recopilar métricas de uso. Todas las impresoras tienen un contador de copias y las unidades digitales almacenan esta información electrónicamente. Algunas impresoras se conocen como unidades multifunción y tienen la capacidad de imprimir, escanear y fotocopiar. Las métricas para cada una de estas tareas se almacenan por separado. Las unidades que tienen opciones de color y blanco y negro también separan estas dos tareas para mayor precisión.

Una auditoría de impresión completa debe incluir información sobre cómo se accede a los recursos de impresión. A menudo, existen varios procesos dentro de la misma organización, y esto puede basarse en los tipos de servicios a los que se accede. Por ejemplo, una oficina moderna tiene una impresora completamente en red que generalmente es compartida por un grupo de personas. Otras instalaciones pueden tener impresoras individuales ubicadas en cada estación de trabajo. Los trabajos de impresión grandes o las solicitudes especiales se pueden enviar a una lista selecta de proveedores o uno seleccionado al azar de la guía telefónica.

El costo operativo total de toda la actividad relacionada con la impresión es una parte esencial de cualquier auditoría de impresión. Esta información debe incluir los costos de equipos fijos, consumibles, servicios de reparación, costos de impresión externa, electricidad y requisitos de espacio. Para la mayoría de las empresas, el costo total de la actividad de impresión es bastante alto y es un gran lugar para introducir medidas de ahorro de costos. Al medir los costos operativos totales, también se debe incluir el tiempo del personal dedicado al mantenimiento y soporte de estas unidades.