¿Qué es una auditoría operativa?

Uno de los primeros pasos de una auditoría es reunirse con los gerentes de la empresa para determinar los objetivos del proceso.

Una auditoría operativa es una evaluación formal de los sistemas y procedimientos internos que utiliza una empresa para producir bienes o servicios. Compuesto por al menos cuatro pasos principales, prueba cuán eficientes y efectivas son las operaciones de producción, lo que finalmente aumenta los ingresos y las ganancias. También puede revelar problemas éticos en el negocio. Los contadores externos o internos pueden realizar la revisión, según las necesidades del negocio. Este proceso tiene algunas desventajas, como un costo potencialmente alto, pero también ofrece ventajas, como nuevas perspectivas y una mayor conciencia del riesgo.

Propósito

El auditor prepara un informe a menudo largo sobre sus descubrimientos.

En general, las herramientas y procesos que utiliza una empresa para hacer llegar un producto o servicio al público tienen que funcionar según lo previsto y ser eficientes. Cuando no lo son, la empresa generalmente no puede ganar tanto dinero y no puede ser tan competitiva. Por lo tanto, las empresas utilizan este tipo de auditorías para optimizar lo que están haciendo, con el objetivo final de reducir el desperdicio y aumentar los ingresos y las ganancias.

Al igual que en otras revisiones, observar cómo funciona la empresa en general puede revelar problemas éticos, como que los empleados utilicen la propiedad de la empresa por motivos personales. Los resultados de la auditoría permiten a los gerentes identificar quién está involucrado en prácticas deshonestas, lo que a menudo conduce a una mayor responsabilidad en el trabajo. Las políticas disciplinarias y generales de las empresas a menudo se relacionan estrechamente con la revisión por este motivo.

Auditoria Externa

Las auditorías a menudo tienen lugar en un intento de ahorrar dinero a la empresa.

Los contadores de planta de las firmas de contadores públicos suelen realizar auditorías operativas. Estos profesionales no están asociados de otra manera con las empresas que auditan, por lo que pueden brindar una opinión bastante objetiva. Las partes interesadas a menudo prefieren utilizar sus servicios a los auditores internos para obtener información debido a esta falta de sesgo, pero contratar a un externo suele ser más caro.

Auditoría interna

En algunos casos, es una mejor opción que alguien dentro de la empresa realice el proceso de revisión. Las empresas suelen recurrir a las auditorías internas cuando los ejecutivos quieren una imagen más continua de lo que sucede en el negocio, a veces pasando por varias auditorías cada año para mantenerse innovadores y mantener altos los ingresos. Aunque muchos empleados pueden ser honestos y objetivos en una auditoría operativa, algunos no lo son. Depender de un empleado para realizar el trabajo conlleva el riesgo de que las cifras finales o el análisis no sean del todo precisos, porque una persona a veces recibe una bonificación o un aumento de sueldo en función de la calidad de los resultados.

Administración

Los contadores también observan los departamentos administrativos durante este tipo de auditorías. Estas áreas pueden aumentar los costos al emplear a demasiadas personas o al tener un flujo de trabajo inadecuado. Los cambios en los equipos, las políticas o el equipo administrativo a veces resultan al final para combatir estos problemas.

Asignación de costos

La asignación de costos se refiere al proceso de averiguar qué necesita una empresa para operar y determinar el precio común para cada uno de esos elementos. Por lo general, se basa en el uso de materiales y mano de obra similares para producir bienes y servicios de manera consistente. Estos métodos deben ser precisos para que la empresa obtenga grandes beneficios. Los auditores revisan estos métodos porque factores como material de baja calidad y mano de obra no capacitada pueden ralentizar la producción y disminuir las ganancias.

Programación y eficiencia de tiempo

Las auditorías operativas se enfocan en disminuir la cantidad de tiempo necesario para producir y entregar bienes o servicios a minoristas y mayoristas, porque las demoras resultan en menos ventas y mayores costos comerciales. A veces, el problema es tan simple como una mala programación o comunicaciones, pero factores como equipos obsoletos o un número reducido de empleados también pueden contribuir a una producción más lenta. Estos problemas son más críticos porque pueden requerir cambios drásticos en el presupuesto , las políticas o los métodos estándar de la empresa.

Pasos de la auditoría

Staff or internal accountants generally go through a standard set of steps when they conduct an audit of this type. In the first step, the accountant meets with leaders within the company to determine exactly what the scope of the process will be. This includes setting specific goals and objectives, as well as gathering some basic information about the business, such as its policies and history. The auditor develops a formal plan for how and when the rest of the audit will happen.

Once the auditor has some background information and knows what the process is supposed to achieve, he observes and schedules formal meetings with managers. They discuss operations in depth, including whether workers are meeting expectations. From here, the accountant moves on to similar meetings and observations of the employees, getting their side of the story and departmental details. This is the fieldwork stage of the audit.

Following the manager and employee fieldwork, the auditor goes over all the information he's collected, tests as many processes as possible and analyzes his results. He writes a report about what he found, ending with some suggestions for how the company might address any problems. Depending on the scope of the process, these reports can be quite long.

At this point, the accountant meets with managers again and presents his report, discussing its content. The business leaders have a chance to respond to the findings and provide reasons if they don't think they can carry out any of the suggestions for improvement. The auditor usually schedules a follow-up audit at this meeting or very soon after, which usually takes place about six months after the main one. The follow-up gives executives and the accountant the opportunity to see if progress has been made.

Disadvantages

Reviewing operational processes can be very time consuming and costly. When employees and managers are working with the auditor, they can't do other activities that might benefit the business, so projects or production might slow temporarily. Sometimes, the changes that a business makes are hard for workers to get used to, which can increase conflicts or confusion.

Advantages

In addition to making the business more efficient and profitable in the long run, an operational audit almost always provides a company with some new, fresh perspectives. It makes executives aware of problems that might not have been found otherwise and lets them evaluate risks for the future. Managers also can use results to motivate employees, as the company always has something to work toward at the end of the process.