Se requieren una serie de documentos para realizar el pago mediante un cobro documental.

Un cobro documental es un proceso mediante el cual importadores y exportadores facilitan los pagos. Para iniciar el proceso, los exportadores van a un banco de su país y presentan los documentos de cobranza que representan el envío y otros costos de exportación. Una vez que los documentos llegan al banco donde viven los importadores, los importadores pagan a su banco y éste devuelve el dinero al primer banco, que paga a los exportadores. Durante este proceso, los bancos solo son responsables de enviar los documentos y cobrar el dinero. Si los importadores no pagan o se niegan a pagar el cobro de un documento, los bancos pueden demandar en nombre de los exportadores, si se les solicita, aunque los bancos también pueden denegar esta solicitud.

Por lo general, el dinero no se transfiere entre importadores y exportadores hasta que los artículos se hayan enviado o llegado. Una forma de realizar este pago llegado el momento es mediante el cobro documental. Los exportadores visitan un banco local y presentan un certificado de origen, conocimiento de embarque y otros documentos relacionados con los costos de envío y exportación. Luego, este banco envía los documentos a un banco local para los importadores.

Después de que se envían los documentos, los importadores visitan su banco local y pagan al banco las tarifas de envío. El banco a menudo también tiene documentos de título, que los importadores necesitan para poseer legalmente los artículos importados. Cuando los importadores pagan los costos de envío, el banco envía el dinero al banco de los exportadores.

Con algunos documentos de crédito utilizados entre importadores y exportadores, los bancos involucrados ofrecen garantías de que las partes pagarán. Cuando se utiliza una colección documental, los bancos no ofrecen tal garantía. Esta falta de garantía hace que sea menos probable que pierdan dinero, por lo que este documento suele ser más barato que otros documentos de crédito, lo que lleva a su uso común entre partes de confianza. Al mismo tiempo, utilizar esta forma de pago entre partes que son nuevas entre sí puede ser una mala idea, porque la falta de garantía podría llevar al exportador a perder dinero.

Si bien los bancos no garantizan la recepción del pago, pueden demandar a los importadores por negarse a pagar el cobro documental. Los importadores pueden negarse a pagar porque no quieren usar su dinero o porque no quieren aceptar los artículos importados; Independientemente de la causa, los bancos pueden demandarlos por no pagar. Esto solo se hace en nombre de los exportadores, que deben iniciar este proceso. Los bancos no demandarán a menos que los exportadores se lo pidan, e incluso entonces algunos bancos pueden rechazar esta solicitud.