¿Qué es una copia conforme?

Un juez puede firmar una copia conforme si su firma está en el documento original.

Las copias conformadas son copias exactas de un documento que se prepara cuando no es posible simplemente duplicar una copia del documento original. Básicamente, esto hace que la copia conformada sea una recreación del original. Para ser este tipo de copia, el documento debe incluir todos los elementos del original, sin cambios de redacción o estructura, por pequeños o insignificantes que puedan parecer los cambios.

Una copia conforme se puede utilizar en varios casos. Los sistemas judiciales permiten el uso de dichos documentos y, a menudo, los utilizan para fines de archivo. Cuando este es el caso, la copia se escribe y se construye exactamente como el original. Además, las anotaciones escritas a mano en los márgenes también se incluirán en el documento. Un secretario de la corte comparará la copia con el original para asegurarse de que todos los aspectos de los dos documentos sean iguales, incluidas las fechas. Si la firma de un juez aparece en el original, el juez también puede firmar la copia conforme o el nombre del juez puede escribirse y fecharse en los campos correspondientes. Una vez que se completa la comparación y el secretario determina que los documentos son espejos entre sí, se sella la copia y se le asigna una fecha de presentación.

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Las empresas también hacen uso de este formato. Este suele ser el caso cuando varios departamentos necesitan acceder a contratos y otros documentos importantes. Los documentos originales firmados generalmente se mantienen en un lugar seguro, mientras que una copia o copias conformadas están disponibles para uso general entre los diferentes departamentos dentro de la organización. Este enfoque garantiza que siempre haya una copia del documento original firmado a mano, pero permite un acceso generalizado a los términos y condiciones de un documento dado a quienes necesitan esta información para ayudar a los clientes o realizar sus tareas relacionadas con el trabajo.

La misma persona que sirvió como signataria del documento original puede firmar una copia conforme. Si esto no es posible o práctico, se puede ingresar el nombre de la persona en el campo de la firma. De igual forma, es posible certificar o notarizar una copia certificada. Sin embargo, esta acción generalmente se considera innecesaria.

 

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