¿Qué es una invitación a licitar?

Las ofertas ayudan a decidir qué persona, empresa o negocio podría hacer un trabajo específico para obtener el mejor trato.

Una invitación a licitar es una solicitud de una agencia, organización o empresa para que los proveedores presenten ofertas para completar un proyecto o satisfacer las necesidades de suministro en curso. Cada oferta debe contener un desglose detallado de lo que se proporcionará y a qué costo. Por lo general, gana la oferta más baja, aunque otros factores pueden influir en el proceso de decisión de cómo adjudicar un contrato. Las invitaciones para la licitación a menudo se enumeran en los periódicos y en los tableros de anuncios públicos, y también se pueden obtener a través de la oficina de una organización.

También conocida como invitación a ofertar, esta solicitud simplemente solicita información sobre precios. Esto difiere de una solicitud de propuesta , donde el documento incluye una discusión de lo que se necesita e invita a los proveedores no solo a proporcionar una estimación del precio, sino también a discutir cómo cubrirán una necesidad. En las solicitudes de propuesta, se permite un mayor margen de fijación de precios, ya que un postor puede demostrar que un método más caro tiene beneficios a largo plazo o que es más capaz de satisfacer la necesidad que otro proveedor.

La invitación para el proceso de licitación suele estar sellada. Los postores reciben documentación sobre las especificaciones y tienen un período de tiempo establecido para presentar una oferta. En una fecha y hora determinadas, el personal abre todas las ofertas a la vez, registra los detalles pertinentes y determina qué licitador debe obtener el contrato. En el caso de las agencias gubernamentales, esta información está abierta al público y cualquier proveedor puede solicitar ver las ofertas, incluida la oferta ganadora.

En los casos en que el contrato no tiene la oferta más baja, esto generalmente se debe a preocupaciones sobre la capacidad del proveedor para cumplir. Una invitación a licitar puede ser sospechosamente baja o puede provenir de una empresa con mala reputación. Las agencias gubernamentales en particular no pueden hacer negocios con proveedores en ciertas naciones o asociadas con regímenes particulares y, por lo tanto, podrían rechazar una oferta aparentemente razonable si existen preocupaciones éticas o políticas. Si se rechaza la oferta más baja, la agencia debe proporcionar una razón sólida para evitar acusaciones de favoritismo o discriminación.

Es importante leer detenidamente una invitación a licitar. Las empresas familiarizadas con el proceso pueden tener personal que se concentre en revisar todas las solicitudes abiertas, encontrar las que se ajusten bien a la empresa y preparar las ofertas. La documentación debe seguirse al pie de la letra y la oferta debe estar completa y completa. Si hay un error con la invitación a licitar, la empresa debe corregirlo lo antes posible, ya que la oferta puede ser motivo de contrato y un error puede resultar muy costoso.