En la mayoría de las organizaciones grandes, el departamento de adquisiciones es responsable de la creación y el mantenimiento de la lista de proveedores preferidos . Esta lista se proporciona a los departamentos y oficiales de compras para ayudar en el aspecto de la colocación de pedidos de adquisiciones o compras. El propósito principal de esta lista es ayudar a los compradores a seleccionar proveedores que hayan completado un proceso de revisión exhaustivo.
La lista de proveedores preferidos ayuda en el aspecto de la colocación de pedidos de adquisiciones o compras.
El proceso requerido para agregar un proveedor a la lista de proveedores preferidos varía según la organización. Por lo general, el tiempo requerido y el tipo de revisión está determinado por el valor en dólares del producto. La mayoría de las empresas tienen una lista de productos básicos que necesitan comprar con regularidad. En lugar de emitir una solicitud de propuesta (RFP) y seleccionar un proveedor, proporcionan al personal una lista de proveedores preferidos.
Es responsabilidad del personal de adquisiciones administrar y monitorear el desempeño de los proveedores.
Como mínimo, durante este proceso de revisión, se identifica el nombre legal y la dirección del proveedor, junto con los números de impuestos, los productos básicos que ofrecen o los servicios. Muchas empresas utilizan un servicio de calificación, como Dunn and Bradstreet® o firmas de calificación específicas de la industria, para confirmar la legitimidad de la empresa y determinar si existen problemas conocidos con la firma.
Los procedimientos de garantía de calidad pueden marcar la diferencia cuando se trata de elaborar una lista de proveedores preferidos.
En la mayoría de las empresas, se completa una revisión exhaustiva del proveedor antes de agregarlo a la lista de proveedores preferidos. El primer paso en este proceso es el envío de un formulario de solicitud completado por el proveedor. La información requerida puede incluir una copia de un estado financiero, volumen de materiales producidos, fuentes de piezas, afiliaciones sindicales y una lista de los ejecutivos de la empresa.
Esta información es revisada por el personal de adquisiciones, que es responsable de garantizar que sea precisa. Además de esta recopilación de información, muchas empresas requieren una inspección del sitio. Durante este proceso, un miembro del departamento de adquisiciones realiza un recorrido detallado por las instalaciones, se reúne con el personal y revisa los procedimientos de garantía de calidad .
No es raro que las empresas reevalúen la lista de proveedores preferidos cada tres a cinco años. El propósito de la inspección es revisar cualquier cambio en los procedimientos, proveedores y otra información relevante. Si la calidad del producto de una empresa disminuye, se puede eliminar de la lista.
Es responsabilidad del personal de adquisiciones administrar y monitorear el desempeño de los proveedores. Los informes sobre la actividad de compras, facturas , problemas y envíos a menudo se recopilan y revisan trimestralmente. La dedicación continua a la gestión de proveedores se considera una de las mejores prácticas en la organización de compras.
Un miembro del equipo de adquisiciones puede supervisar todos los aspectos de varias transacciones antes de que se agregue un proveedor a la lista preferida.