¿Qué es una política de gastos?

Mujer sosteniendo un libro

Una política de gastos es un plan de acción lógico y organizado que se utiliza para determinar cómo se gastan los recursos disponibles. A menudo, tanto los gobiernos como las empresas emplean una política de este tipo y ayuda en el proceso de control del gasto. El desarrollo de una política de gastos viable es crucial para el funcionamiento continuo de una empresa, ya que ayuda a garantizar que los bienes y servicios necesarios para operar estén disponibles y que el dinero no se desperdicie en bienes no esenciales.

Al elaborar una política de gastos de la empresa, es importante identificar no solo qué tipo de gastos son necesarios para la operación en curso, sino también priorizar esos gastos para que los bienes se compren de manera oportuna. Hacerlo tiene varios beneficios para la empresa. Al programar el gasto de acuerdo con pautas de compra específicas, es posible mantener los inventarios dentro de límites razonables y evitar pagar impuestos sobre los bienes que languidecen en el almacenamiento durante largos períodos de tiempo. Además, el establecimiento de reglas de gasto que controlen el proceso de gasto significará que los recursos están disponibles para hacer frente a problemas imprevistos, en lugar de estar inmovilizados en el inventario existente .

Escribir una política de gastos es muy parecido a escribir un presupuesto , en el sentido de que es necesario determinar los tipos de compras necesarias, cuándo deben realizarse esas compras y las cantidades que pueden permitirse con la compra de cada bien o servicio. Muchas empresas operan un departamento de compras que es responsable de asegurarse de que se cumpla la política de gastos. Esto a menudo se traduce en una estructura en la que los departamentos envían solicitudes de bienes necesarios para que un agente de compras las revise. El agente evalúa la solicitud y, si se aprueba, asigna una orden de compra a la solicitud y autoriza la colocación de la orden. Este enfoque facilita el procesamiento de los pagos a los proveedores y el seguimiento de esos gastos a la luz del presupuesto establecido para cada departamento dentro de la estructura de la empresa.

En el mejor de los casos, una política de gastos hace posible que una empresa haga el uso más prudente de sus recursos financieros, lo que en última instancia da como resultado la producción de bienes y servicios que se venden a los clientes y generan ingresos. Cuando una política de gastos está incompleta o mal definida, las posibilidades de mantener los gastos dentro de lo razonable y aumentar los resultados de la empresa se reducen significativamente, a veces hasta el punto de hacer que el negocio fracase.