¿Qué es una reunión de personal?

Las reuniones de personal suelen tener una agenda.

A diferencia de una reunión general anual (AGM) u otro tipo de asamblea corporativa formal, una reunión de personal es una conferencia de empleados que puede llevarse a cabo en la forma y frecuencia que el organizador, generalmente una figura de autoridad dentro de la organización, considere apropiado. Las reuniones de personal suelen ser convocadas por el director ejecutivo de la organización , el propietario, el gerente de recursos humanos u otro funcionario administrativo principal, mientras que los arreglos para las reuniones a menudo se realizan con el apoyo administrativo, como los asistentes ejecutivos y las secretarias. Muchas organizaciones ven estas reuniones como un lugar importante para comunicarse con el personal.directa y eficazmente. Algunos fomentan un intercambio abierto de diálogo con el personal, mientras que otros se llevan a cabo más como un memorando en persona, en el que la gerencia conserva la mayor parte de la palabra.

Las reuniones de personal generalmente incluyen a todos los que trabajan en un proyecto en particular.

Las reuniones del personal a menudo se complementan con agendas, que se preparan antes de la reunión. La gerencia se encarga de facilitar la reunión, dictando qué temas se discutirán en la reunión y en la agenda, y el apoyo administrativo suele ser responsable de mecanografiar y distribuir las agendas. Las agendas a menudo incluyen elementos de acción, que son tareas que deben presentarse o discutirse en la reunión de personal y completarse por sus empleados asignados después de la reunión, generalmente en una fecha límite específica. Los refrigerios como café, té y bocadillos también suelen estar disponibles en las reuniones del personal. Por lo general, se proporciona una comida a los asistentes si la reunión está programada para tener lugar durante la hora de la comida.

Las reuniones del personal suelen ser facilitadas por la dirección de una empresa.

El personal de apoyo administrativo a veces es responsable de tomar “ actas de reuniones ” durante una reunión de personal, que son registros escritos de lo que se discutió y decidió en la reunión. Las actas a menudo se toman en forma de notas abreviadas durante la reunión y luego se escriben en un documento formateado formalmente. Las actas también se pueden grabar en cinta durante la reunión, y los puntos más destacados de la cinta se pueden transcribir a un documento formateado. Aunque las actas de las reuniones varían en formato, un documento de actas de reuniones estándar generalmente incluye la siguiente información: fecha y hora de la reunión, nombres de los asistentes, temas tratados, puntos importantes planteados por las personas y cualquier elemento de acción que surgió de la reunión.

Las reuniones externas se pueden realizar en una cafetería.

Se puede realizar una reunión de personal en el lugar, como en una sala de juntas u otro espacio de oficina abierto; o fuera del sitio, como en un hotel u otro lugar público que alquila espacio para reuniones. Las reuniones fuera del sitio que son prolongadas o facilitadas por personal externo a veces se denominan retiros o conferencias.