Significado de Secretaria

Una secretaria puede tener una variedad de funciones dependiendo de su lugar de trabajo, pero en general están a cargo de mantener las oficinas funcionando sin problemas al realizar una combinación de tareas administrativas y de gestión de bajo nivel.

Estos profesionales suelen contestar teléfonos y correspondencia por correo electrónico y administrar sistemas de archivo; también pueden clasificar el correo, organizar reuniones y coordinar las comunicaciones entre oficinas.

En la mayoría de los casos, el trabajo se considera “nivel de entrada”, lo que significa que no se requieren habilidades especiales o calificaciones educativas para el éxito. De todos modos, generalmente hay espacio para avanzar.

Las personas con mucho potencial o experiencia a menudo se encuentran en la carrera por trabajos cada vez más prestigiosos con salarios cada vez más altos.

Una secretaria puede ser responsable de programar citas.

Los trabajos de asistente administrativo , empleado y asistente personal generalmente se incluyen dentro de este grupo. Todos estos puestos son administrativos y generalmente se centran en el papeleo y la gestión de documentos electrónicos.

Una de las únicas excepciones son los “secretarios” oficiales de nivel gubernamental o de otro tipo, como el Secretario de Defensa o el Secretario del Tesoro. Aunque estos títulos pueden sugerir una función puramente de bajo nivel, los funcionarios en estas funciones generalmente tienen un rango bastante alto y, por lo general, realizan poco o ningún trabajo administrativo o de oficina.

Una secretaria médica debería tener un conocimiento profundo de la terminología médica.

Características de una Secretaria

Habilidades

La gestión de la oficina es una de las tareas de secretaría más importantes. Esta categoría de trabajo puede ser algo amplia, pero casi siempre implica tareas administrativas y de oficina.

Las secretarias suelen gestionar el papeleo de la oficina, que incluye enviar y recibir correo, crear y organizar sistemas de archivo y gestionar la correspondencia. En la mayoría de los entornos, las habilidades informáticas y de procesamiento de textos son esenciales.

Una secretaria personal suele trabajar individualmente con su jefe.

Responder a las llamadas telefónicas también es una parte importante del trabajo en la mayoría de los lugares. Las secretarias son a menudo las primeras personas con las que los clientes y los clientes hablarán cuando llamen a una empresa.

Como tal, generalmente se requieren buenos modales y una conducta cortés. Por lo general, los profesionales deben mostrar mucho tacto al recibir mensajes, poner en espera a las personas que llaman o responder preguntas básicas.

Programación y Calendario

En muchos entornos, el personal administrativo está a cargo de administrar los calendarios de la oficina, así como los calendarios individuales de los empleados. A menudo son responsables de programar reuniones y citas y de vigilar los conflictos y las reservas dobles.

Esta tarea es particularmente pronunciada en lugares como consultorios médicos donde los pacientes están constantemente llamando para citas, pero puede ocurrir en cualquier lugar donde los empleados de alto nivel estén “en demanda”.

Incluso si solo se trata de programar una reunión para el almuerzo o hacer reservas para la cena, las secretarias suelen ser algunas de las primeras personas a las que los ejecutivos y gerentes recurren en busca de ayuda.

Deberes de Gestión

Además de tener habilidades de oficina, el personal administrativo debe ser administrador de tiempo y personas. Deben anticipar las necesidades del personal de la oficina, resolver problemas internos rápidamente y trabajar de manera eficiente para coordinar y unir a diferentes personas.

Las excelentes habilidades interpersonales son realmente importantes, especialmente cuando se trata de la gestión de ejecutivos y otros miembros importantes del personal.

Gran parte del trabajo puede estar “detrás de escena” con secretarias que anticipan las necesidades y demandas de sus superiores incluso antes de que se hagan las solicitudes.

Posición en la Jerarquía

En la mayoría de las oficinas, las secretarias se consideran algo de bajo nivel y casi siempre están al final del orden jerárquico de la oficina. Por lo general, responden tanto a la administración de nivel medio como a la alta , y generalmente deben ayudar a todos por igual.

Sin embargo, las grandes empresas y oficinas suelen tener grupos de secretariado completos, en cuyo caso surge una jerarquía más matizada.

En estos entornos, algunos trabajadores pueden tener tareas de baja categoría como archivar y responder llamadas telefónicas, mientras que otros pueden administrar horarios e interactuar con personal de mayor rango. El avance en estas oficinas generalmente depende del tiempo y la experiencia.

Algunos de los trabajos más prestigiosos que puede obtener una secretaria están en el ámbito de la asistencia personal. Muchos ejecutivos senior y líderes corporativos tienen administradores dedicados cuya vida laboral entera está dedicada al cuidado y manejo del horario de un líder.

Este tipo de secretaria normalmente debe trabajar muchas horas y ocuparse de demandas y solicitudes a veces impredecibles, pero a menudo se encuentra entre las mejor pagadas y las más respetadas de la profesión.

Requisitos para ser Secretaria

Diferentes empleadores tienen diferentes requisitos sobre la educación de sus secretarias. En algunos casos, todo lo que se necesita es un diploma de escuela secundaria o equivalente, mientras que en otros, se prefieren las certificaciones o títulos de secretaría reales.

Los colegios comunitarios y las escuelas vocacionales ofrecen con frecuencia programas donde los estudiantes interesados ​​pueden aprender los entresijos del procesamiento de textos y la administración de oficinas.

Tomar este tipo de curso, por supuesto, es a menudo una buena idea, incluso si no es estrictamente necesario, ya que puede ayudar a que una aplicación se destaque y puede darles a los nuevos empleados una ventaja cuando se trata de experiencia.

Secretarios Oficiales y de Gobierno

El término “secretaria” no siempre se aplica a un administrador de oficina. En algunos casos, particularmente en los que involucran a funcionarios gubernamentales de alto rango, la designación puede usarse en una capacidad honoraria para indicar la gestión de un amplio sector de asuntos.

Los funcionarios que dirigen departamentos o supervisan las principales divisiones gubernamentales pueden utilizar títulos de secretaría, pero sus trabajos no deben confundirse con los roles administrativos de oficina más comunes.

Qué es Secretaria