El proceso de solicitud de cotización beneficia tanto a la organización solicitante como a la licitadora.

Una solicitud de cotización (RFQ) es una invitación a presentar ofertas, generalmente enviadas a varios proveedores potenciales , solicitando precios firmes para productos o servicios relativamente estándar o de tipo básico . Tales solicitudes de licitación competitiva generalmente requieren que los encuestados proporcionen más que solo costos estimados. Las organizaciones que inician una solicitud de cotización generalmente brindan especificaciones detalladas para el artículo en cuestión y solicitan a los postores que confirmen que su producto o servicio cumple o excede todo lo especificado. Los solicitantes normalmente también exigen compromisos sobre fechas de entrega, condiciones de pago, garantía de calidad y período de vigencia del precio cotizado. Prácticamente siempre existe una fecha límite para enviar un documento de solicitud de presupuesto.

El proceso de solicitud de cotización beneficia tanto a la organización solicitante como a la licitadora. Las empresas solicitantes mejoran su poder adquisitivo dándose la oportunidad de negociar con múltiples proveedores candidatos. También aumentan su probabilidad de recibir el mejor precio porque todos los proveedores saben que están en un juego de pujas y es probable que ofrezcan precios muy competitivos. Los proveedores potenciales generalmente aprecian la oportunidad de competir por negocios en igualdad de condiciones.

En general, Internet abunda en modelos para desarrollar RFQ y respuestas a RFQ eficaces. Al ingresar términos como “solicitud de cotización” o “RFQ” seguidos de palabras adicionales como “ejemplo”, “muestra”, “respuesta” o “ejemplo de respuesta” en un motor de búsqueda de Internet, se debe mostrar una amplia gama de ejemplos para revisar. Las plantillas estandarizadas para desarrollar y responder a una solicitud de cotización también están disponibles en línea, generalmente a un precio modesto. Los buscadores de Internet pueden encontrarlos fácilmente agregando “plantilla” o “plantillas” a lo que estén buscando para ayudar a acotar la búsqueda.

The request for quotation is one of four “request for” documents frequently used in the business purchasing process. Two others are also used for competitive bidding — the request for proposal (RFP) and the request for tender (RFT). RFPs, the closest relatives to RFQs, are usually issued for rather complex products or services and require that a price quotation be supplemented with a written proposal detailing how the product or service will fulfill the organization’s specific needs. The RFT is an announcement by a government agency of bidding that is open to all vendors for specifically defined products or services. The fourth document in the “request for” category is the request for information (RFI) — a document that does not ask for bids but rather seeks only information on prospective vendors to qualify them for inclusion on RFQ or RFP bid lists, or to alert them that they may be receiving an RFQ or RFP.