Funciones y características de un administrador médico.

Un administrador de consultorio médico, también llamado a veces secretario médico o asistente de consultorio, es el principal responsable de contestar teléfonos, programar citas y administrar archivos de pacientes en una clínica de salud u otro consultorio médico. Estos profesionales a menudo trabajan directamente para médicos y enfermeras, pero también pueden trabajar en hospitales, centros de atención de urgencia y centros de vida asistida o hospicios . El trabajo suele ser similar sin importar el entorno, y tiende a centrarse en tareas de secretaría y gestión de trámites básicos.

Una secretaria médica realiza tareas de gestión de oficina.

Interacción directa con el paciente

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En la mayoría de los consultorios médicos, el administrador es la primera persona que los pacientes ven cuando entran. Por lo general, se sienta en un escritorio cerca de la entrada principal y generalmente está a cargo de registrar a las personas, responder preguntas y asegurarse de que los pacientes se sientan cómodos facilitar. Dependiendo de la oficina, esta persona también puede estar a cargo de administrar la sala de espera, lo que incluye mantenerla ordenada y asegurarse de que haya distracciones como materiales de lectura, juguetes o programas de televisión adecuados disponibles.

Un administrador de consultorio médico es responsable de contestar teléfonos y manejar archivos de pacientes en un consultorio médico.

Gestionar el papeleo que los pacientes deben completar también es parte del trabajo en la mayoría de los lugares. Los administradores generalmente recopilan y registran la información del seguro y los formularios y divulgaciones del historial médico , y generalmente también solicitan cualquier copago o facturas de tiempo de servicio que se adeuden.

Uno de los trabajos más importantes del administrador del consultorio médico es mantener en orden el papeleo y los archivos escritos.

Contestar llamadas y administrar calendarios

Manejar los teléfonos es otra parte realmente importante del trabajo de este profesional. Las personas que llaman a los consultorios médicos suelen hablar con un administrador, al menos al principio, sobre todo para obtener indicaciones para llegar al consultorio o programar una cita. En el caso de una emergencia médica, el trabajador de escritorio generalmente reenviará la llamada a un médico o enfermera, de lo contrario, tomará un mensaje muy detallado y pasará la información más importante al experto médico "de guardia".

Los administradores de consultorios médicos a menudo trabajan en estrecha colaboración con los médicos para garantizar que se complete todo el papeleo.

El trabajo también suele requerir mucha experiencia a la hora de programar y organizar el tiempo. Los administradores suelen crear y gestionar calendarios de citas, consultas de pacientes y reuniones importantes que deben mantener constantemente actualizados. Cuando los médicos, enfermeras u otros profesionales médicos se retrasan en el horario o tienen que faltar días, generalmente el trabajo del administrador es ajustar las cosas. Llamar a los pacientes, reprogramar eventos y cambiar las citas en cualquier momento puede ser una parte fundamental del trabajo.

Trabajo clerical

El mundo médico depende en gran medida de los registros, y uno de los trabajos más importantes del administrador del consultorio médico es mantener el papeleo y los archivos escritos en orden. Normalmente, esto comienza con los registros de los pacientes. El administrador generalmente debe diseñar un sistema para mantener los archivos actualizados y accesibles, lo que a menudo implica la computación y el mantenimiento de registros electrónicos. La mayoría de las oficinas modernas utilizan una combinación de archivos digitales y en papel, y organizar y asimilar los dos puede ser una tarea más grande de lo que parece.

Office administrators may also be responsible for managing correspondence and handling things like utility bills and payroll management. A lot of this depends on the size of the office at issue — major operations like hospitals often have specific billing departments that will handle financial matters, but in smaller practices these things often fall to the person who sits at the front desk. In some places this person might also handle insurance paperwork, including issuing bills to patients and managing third-party payments.

Assisting Physicians

Depending on the office, an administrator may also be required to help the medical staff with things like records dictation, transcription, and exam room prep. Ordering lab tests may also be required. In some cases healthcare professionals treat their office staff as personal assistants, asking them to do things like arranging personal transportation, making dinner reservations, or collecting dry cleaning, though this is by no means a universal part of the job description.

Different Work Settings

A medical office administrator can work in many different places. Individual practices are some of the most common, but the job can be found nearly anywhere that patients and healthcare workers interact — hospitals, nursing homes, and stand-alone clinics are just a few examples. It is sometimes also possible to find these sorts of administrators working from home, often as “virtual assistants.” Physicians and others who operate small practices may not have the overhead to hire staff to arrange appointments and manage filings full-time, but getting remote help a few hours a week is often useful. Work-at-home arrangements usually require access to the Internet and a dedicated phone line for handling medical calls, but the specifics can vary a lot depending on the circumstances.

Training and Educational Requirements

Employers largely set their own requirements when it comes to hiring medical office administrators, but a high school diploma or equivalent is almost always essential. Experience doing clerical work is also usually an asset, and knowledge of medical billing and coding can be helpful as well. Some community colleges and vocational schools offer courses designed especially to train people to work in medical offices. Though these sorts of programs in no way guarantee work as a medical office administrator, they can make it easier for applicants to get noticed, particularly where competitive jobs or desirable employers are concerned.

Medical office administrators may work with electronic patient records filed by doctors on a tablet or computer.

 

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