Funciones y características de un Administrador General

Un administrador general puede ser responsable de establecer y mantener el horario de uno o más ejecutivos.

Un administrador general también se conoce como gerente de oficina o asistente administrativo . Si bien las descripciones de los puestos varían un poco según la empresa, el administrador general puede ser responsable de manejar toda la correspondencia, contestar las líneas telefónicas, recibir mensajes, preparar informes y otras tareas generales de la oficina. En algunos casos, los administradores generales pueden necesitar capacitación especializada para completar algunas de estas tareas en entornos de oficina altamente técnicos. El término se usa más comúnmente para trabajos de oficina en países de habla inglesa fuera de América del Norte.

Un administrador general a menudo trabaja directamente con un ejecutivo para completar varias tareas.

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Una de las principales responsabilidades de un administrador general es manejar toda la correspondencia, no solo verificar el correo entrante y asegurarse de que llegue a la persona adecuada, sino también escribir la correspondencia para el correo saliente. Es posible que algunos administradores generales tengan que ir a la oficina de correos para recoger el correo, pero a menudo el correo se entrega en una ubicación central en una oficina para su posterior distribución. Esta obligación es de vital importancia para muchas empresas, que podrían tener ofertas u otros documentos que deban examinarse en plazos ajustados.

Un administrador general normalmente contesta el teléfono y toma los mensajes.

En algunos entornos de oficina, un administrador general es responsable de preparar informes en una variedad de plataformas de software. Por lo tanto, estos puestos requieren una buena comprensión del software de oficina, incluidos los productos utilizados para el procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas. A menudo, el administrador general es responsable de tomar la información en bruto y ponerla en un formato que sea atractivo y presentable. Por lo general, un supervisor aprobará el producto terminado antes de enviarlo.

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Con el advenimiento de las extensiones directas y el correo de voz, el trabajo de un administrador general con respecto a contestar y transferir llamadas telefónicas se ve algo disminuido en la mayoría de las oficinas. Sin embargo, hay ocasiones en las que se puede pedir al empleado que conteste los teléfonos del jefe u otros ejecutivos. Es posible que algunos asuntos no puedan esperar y depende del administrador comprender la situación y dar una respuesta adecuada. Además, algunos ejecutivos prefieren que una persona de la oficina principal revise las llamadas telefónicas antes de enviarlas.

Otra forma en que los administradores generales pueden ofrecer apoyo administrativo es a través de la gestión de bases de datos. Por ejemplo, si la empresa tiene membresías o necesita mantener una lista de ventas, esta es una obligación que puede recaer en el administrador general. Depende de esta persona asegurarse de que la base de datos no tenga información desactualizada para mantener un contacto confiable con los clientes.

En algunas oficinas, el administrador general también es responsable de establecer y mantener el horario de uno o más ejecutivos. En esta situación, el administrador establecerá reuniones, confirmará citas e intentará mantener el horario del día tanto como sea posible. Esto también puede incluir la organización de planes de viaje.

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