Guía: ¿Qué hace un Analista de Adquisiciones?

Las empresas necesitan mantener un nivel saludable de ganancias, y el establecimiento de estrictos protocolos presupuestarios relacionados con los gastos es parte de ese proceso. En el departamento de compras, el analista de compras tiene esta responsabilidad. Actuará como enlace entre su organización, el departamento financiero de la organización y los proveedores o proveedores potenciales de la empresa. Responsable tanto de establecer como de adherirse a las directrices de adquisiciones , un analista de adquisiciones contribuye a la estrategia financiera general de la organización. La evaluación de proveedores potenciales y establecidos es parte de este proceso, así como la negociación de acuerdos y precios para adquirir mercancías, servicios o suministros.

Un analista de adquisiciones puede evaluar los datos para tomar decisiones sobre con qué proveedores contratar.

Un analista de adquisiciones a menudo completará Solicitudes de información (RFI), que en una herramienta de evaluación utilizada para recopilar datos que miden con precisión las fortalezas y habilidades de los posibles proveedores, además de exponer cualquier debilidad que pueda afectar la estrategia financiera organizacional del analista. Además, también puede preparar Solicitudes de propuesta (RFP), solicitando a los proveedores que presenten ofertas por servicios, mercancías o suministros para respaldar los objetivos de la organización. Al recopilar los datos en las RFI y RFP, analizará la información disponible para tomar determinaciones con respecto a los proveedores y, por lo general, decidirá seleccionar uno o más proveedores para el contrato.

Las empresas necesitan mantener un nivel saludable de ganancias, y el establecimiento de estrictos protocolos presupuestarios relacionados con los gastos es parte de ese proceso.

La negociación es la siguiente fase del proceso en el que el analista de adquisiciones negociará con los proveedores elegidos los términos del acuerdo. Este proceso generalmente se enfoca en documentar las expectativas claras requeridas de ambas partes, así como en establecer estructuras de precios finales. Además, el analista de adquisiciones a menudo tiene la responsabilidad de redactar y renovar todos los contratos entre su organización y sus proveedores. Los contratos finales deberán especificar todas las pautas y estipulaciones articuladas en el acuerdo, incluidos, entre otros, los bienes y servicios adquiridos, la duración del contrato, los plazos previstos para la entrega de bienes o servicios, las expectativas en términos de calidad y cantidades, y términos de pago.

Establecer una relación de trabajo con el proveedor es de vital importancia y, una vez establecido, el analista de adquisiciones utilizará sus capacidades de análisis de datos para comparar los términos y el desempeño del proveedor con los datos del mercado. Analizar las tendencias actuales del mercado y pronosticar el desempeño futuro de los bienes y servicios en el mercado abierto proporcionará datos relevantes que se utilizarán para recomendar estrategias de compra que se alineen con los objetivos financieros de la organización. Por lo tanto, un analista de adquisiciones dedicará una gran cantidad de tiempo a traducir datos sin procesar en información que se puede utilizar para tomar decisiones.