Funciones y características de un asistente de gestión.

Un asistente de administración, también conocido como secretario ejecutivo, brinda asistencia a uno o más ejecutivos de alto nivel. Esta persona puede apoyar al presidente, director ejecutivo , vicepresidente o jefe de departamento dentro de una organización. Los deberes pueden estar relacionados con funciones administrativas específicas de las necesidades del ejecutivo y la organización. Las responsabilidades laborales de una persona en este puesto generalmente van más allá de las funciones administrativas generales para involucrar tareas complejas como la investigación analítica y la preparación de informes. Un asistente de gestión también puede supervisar a otro personal administrativo de la organización.

Un asistente administrativo puede organizar el horario de su supervisor.

Una persona empleada en este puesto es responsable de manejar las funciones administrativas de uno o varios ejecutivos senior. Las responsabilidades administrativas de las que es responsable el ejecutivo dentro de la organización generalmente se asignan a esta persona. Gran parte de este apoyo administrativo incluye la preparación de memorandos, correos electrónicos y otra correspondencia en nombre del ejecutivo. Esta persona mantiene un sistema de archivo, responde llamadas telefónicas y envía mensajes. Las tareas adicionales pueden implicar la clasificación de correo y faxes.

Anuncios

Un asistente de gestión puede reservar viajes para los ejecutivos de una empresa.

El desempeño de las responsabilidades de manera efectiva puede requerir tener buenas habilidades organizativas y la capacidad de realizar múltiples tareas. El secretario ejecutivo podría ser responsable de organizar reuniones y conferencias. Esto también puede requerir la coordinación de múltiples horarios y el manejo de todos los detalles relacionados con la reunión. Generalmente, preparar la agenda y pedir comidas o refrescos también son parte de las responsabilidades de esta persona.

La organización de reuniones es un aspecto de la mayoría de los trabajos de asistente de gestión.

Anuncios

Cuando el ejecutivo tiene que viajar por negocios, el asistente de administración generalmente es responsable de asegurar la aerolínea , el alquiler de automóviles y los arreglos del hotel según sea necesario. A menudo, mantendrá el calendario del ejecutivo y mantendrá al ejecutivo al tanto de las citas diarias y futuras, las reuniones y los viajes relacionados con la empresa. Por lo general, preparará materiales de presentación para su jefe asociados con las reuniones.

Un asistente de administración puede ayudar a administrar un horario.

Gran parte de las tareas administrativas asignadas al asistente de gestión dependen de lo que el ejecutivo esté dispuesto a delegar. Esto podría llevar a tareas más complejas más allá de los deberes administrativos básicos que normalmente se requieren para alguien que ayuda a otra persona. Un ejemplo de estas tareas complejas es la preparación y distribución de informes.

Anuncios

El conocimiento de aplicaciones informáticas con habilidades intermedias o avanzadas suele ser esencial para realizar tareas con una supervisión mínima. El asistente de administración también puede administrar proyectos especiales relacionados con toda la organización y mantener bases de datos. Dependiendo del tamaño de la empresa, los deberes generalistas de RR.HH. también pueden formar parte de sus responsabilidades diarias.

Another responsibility for some management assistants may also involve supervising lower level clerical staff in the organization. This requires having leadership skills and management skills. It is possible that the assistant will have to plan, assign, and monitor the work flow of the clerical staff within the department. Along with supervising, the assistant is typically the go-to person for the daily office operations regarding office equipment or building maintenance issues.

Management assistants might help with typing important documents.

Anuncios

 

Mira estos Artículos

Subir