Un controlador de documentos generalmente es responsable de manejar y organizar varios documentos y archivos en una empresa, que pueden incluir tanto documentos físicos en papel como archivos de documentos electrónicos digitales. El controlador generalmente tiene la tarea de supervisar el flujo de información a través de los documentos en una empresa, asegurando que los documentos adecuados estén disponibles o se envíen a quienes los necesitan. Por lo general, también es responsable de supervisar los documentos entrantes, organizarlos según sea necesario y actualizar los registros y registros para rastrear estos documentos. Un controlador de documentos generalmente necesita comunicarse con la administración y varios líderes y miembros del equipo para garantizar que el flujo de información sea preciso y efectivo.

Un controlador de documentos supervisa la documentación relacionada con las operaciones de una empresa.

Los deberes principales de un controlador de documentos en una empresa suelen ser el manejo y organización de documentos dentro de esa empresa. Estos pueden ser casi cualquier tipo de documento, incluidos los registros de la empresa y los registros financieros, los documentos internos enviados entre empleados o ejecutivos de una empresa e ilustraciones con fines de diseño, arquitectura y publicidad. Si bien un controlador de documentos puede ser responsable de supervisar documentos físicos, esta posición está cada vez más relacionada con el control de documentos digitales y archivos informáticos. Esto significa que un controlador generalmente usa software de computadora para ayudar a facilitar la organización y distribución de documentos dentro de una empresa.

El trabajo para un controlador de documentos generalmente comienza cuando nuevos documentos o versiones actualizadas de documentos existentes entran en los registros de una empresa. El controlador tiene la tarea de garantizar que estos nuevos documentos se integren sin problemas en los registros existentes o actualizar los registros más antiguos con nueva información y documentos. Diferentes controladores pueden utilizar diferentes sistemas para estas tareas, y gran parte de la organización puede estar impuesta por la política de la empresa y los requisitos de las empresas individuales. Un controlador de documentos generalmente es responsable de garantizar que los documentos correctos estén disponibles para quienes los necesitan y, a menudo, debe responder a las solicitudes individuales de ciertos archivos o información mediante la difusión de documentos a los miembros del equipo apropiados.

Dado que un controlador de documentos es responsable del flujo de información en toda la empresa, normalmente debe poder comunicarse de manera eficaz con otros empleados y funcionarios de esa empresa. Esto requiere que el responsable del tratamiento comprenda lo que se le solicita a diario y sea capaz de cumplir con las solicitudes de información. Sin embargo, es posible que otros empleados de una empresa no comprendan necesariamente cómo se organizan los documentos, por lo que es posible que un controlador de documentos deba poder “traducir” lo que se solicita. También puede ser responsable de capacitar a otros empleados y gerentes para que comprendan cómo se almacenan y clasifican los documentos, lo que les permite acceder a la información más fácilmente.