Funciones y ventajas del coordinador de documentos

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Un coordinador de documentos es un profesional empresarial que ayuda a catalogar y archivar correctamente varios tipos de documentos relacionados con la empresa. Esos documentos pueden incluir facturas, correspondencia del cliente, memorandos internos y documentos de propiedad, e incluso recibos relacionados con las cuentas por cobrar o por pagar. Además de organizar los documentos para su almacenamiento y fácil recuperación, un coordinador de documentos también puede trabajar en estrecha colaboración con otras personas de la empresa para ayudar en el montaje de nuevos documentos, como propuestas que se están preparando para su consideración por posibles clientes.

Las responsabilidades generales requieren un conocimiento y una comprensión profundos de los sistemas de archivo utilizados en el lugar de trabajo. Esto incluye tanto las metodologías utilizadas para organizar y archivar copias impresas de documentos clave, como también cómo organizar los documentos electrónicos en algún tipo de repositorio virtual, como en archivos protegidos alojados en un servidor. Con este fin, el coordinador debe tener la capacidad de organizar lógicamente los datos para que todos los documentos puedan recuperarse cuando y según sea necesario.

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Otras tareas asociadas con el trabajo de un coordinador de documentos pueden implicar la codificación y referencias cruzadas de documentos, así como su archivo en secuencias específicas y arreglos lógicos. En algunos casos, el coordinador también será responsable de gestionar las consultas sobre los datos que se encuentran dentro de los documentos y de poder recuperar el documento o conjunto de documentos correcto a pedido. Mantener un inventario maestro de qué documentos están contenidos dentro de ese inventario y dónde se pueden encontrar, también es una tarea comúnmente asignada a un coordinador de documentos.

Dado que un coordinador de documentos puede entrar en contacto con documentos electrónicos y en papel que contienen información de propiedad o confidencial, la autorización de seguridad para este tipo de trabajo suele ser bastante alta. Esto lleva la función del coordinador algo más allá del ámbito de un secretario de archivo, a quien se le puede encomendar el archivo de documentos que no se consideran de naturaleza confidencial. No es inusual que personas como los administradores ejecutivos funcionen como coordinadores, creando y manteniendo sistemas de archivo, especialmente para los ejecutivos con los que trabajan de cerca.

La formación para trabajar como coordinador de documentos varía, según el alcance de las responsabilidades que el empleador elija asociar con el puesto. En algunos casos, las habilidades básicas de oficina, como el conocimiento práctico del uso de computadoras, cómo archivar documentos utilizando un sistema de archivo estándar y la capacidad de asimilar y seguir eficazmente una estrategia de archivo existente, son suficientes. La aptitud para la organización y el pensamiento lógico también es muy útil para realizar este tipo de trabajo.

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