Funciones y características de un empleado de suministros.

Los empleados de suministros son responsables del control de inventario.

Los empleados de suministros son personas que tienen la responsabilidad de administrar las áreas de suministro de las empresas de manera que se asegure que todos los suministros esenciales necesarios para el funcionamiento continuo del negocio estén disponibles en cantidades suficientes. Por lo general, el empleado de suministros trabajará en conjunto con los supervisores departamentales y los agentes de compras para determinar la cantidad de diferentes artículos que se deben tener a mano y desarrollar criterios para reordenar según los patrones de uso como un medio para mantener el inventario de suministros.dentro de límites razonables. Para lograr esto, un empleado de suministros administrará los procesos utilizados para desembolsar artículos del inventario de la sala de suministros, realizará conciliaciones periódicas de inventario para garantizar la precisión de los registros de la sala de suministros e iniciará las solicitudes para los agentes de compra que a su vez tengan asignada una orden de compra. número y se coloca con los proveedores para el cumplimiento de la orden.

Un empleado de suministros a menudo tiene la tarea de firmar las entregas en un entorno minorista o de fabricación.

Una de las principales tareas de un empleado de suministros es mantener registros precisos tanto del tipo como de la cantidad de artículos que se encuentran en la sala de suministros. En décadas pasadas, esto a menudo se manejaba con algún tipo de sistema de archivo manual que permitía contabilizar rápidamente los recibos de los bienes recibidos recientemente y al mismo tiempo contabilizar los desembolsos de artículos en diferentes departamentos. Como parte del proceso, las personas autorizadas de esos departamentos completarían una solicitud simple para ciertas partes u otros artículos, señalando el departamento que recibiría esos bienes. El empleado de suministros usaría la solicitud para sacar el artículo y la cantidad del inventario y entregar esos artículos al representante de ese departamento. En ese momento, el formulario de solicitud se actualizaría con la fecha y hora del desembolso, firmado por el representante del departamento,

Un empleado de suministros también haría uso de copias de conocimientos de embarque y listas de empaque para recibir mercancías entrantes y agregarlas al inventario. Por lo general, las mercancías se inspeccionarían antes de su aceptación, luego se firmaría y se les asignaría una ubicación específica dentro de la sala de suministros para su almacenamiento. La asignación de ubicaciones específicas facilitó la recuperación de las mercancías cuando y según las necesidades de los diferentes departamentos, y también minimizó las posibilidades de errores en el recuento de unidades.

Hoy en día, la tecnología permite al empleado de suministros ingresar rápidamente actualizaciones al inventario de suministros a través de una base de datos informática. La base de datos se puede programar para identificar cualquier artículo que esté cerca de las unidades mínimas para tener a mano, lo que le brinda al empleado la capacidad de preparar y enviar rápidamente solicitudes para reordenar. El uso de una base de datos de suministros también ayuda en una tarea continua común a muchos sistemas de suministro, conocida como recuento cíclico. Básicamente, un recuento cíclico es un recuento físico periódico de todos los artículos del inventario y se utiliza para conciliar cualquier discrepancia que pueda existir entre los registros de suministro y el número real de unidades de cada artículo encontrado en el inventario. Esta tarea permite tener en cuenta las diferencias que puedan producirse por errores en el recuento o piezas y otros equipos que puedan ser declarados obsoletos.