Ventajas de contratar a un especialista en codificación médica

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Un especialista en codificación y facturación médica registra y procesa los registros médicos de los pacientes en un consultorio médico, un hospital o una compañía de seguros. Esta persona es principalmente responsable de organizar los archivos de los pacientes y asegurarse de que las notas sobre los exámenes y los regímenes de tratamiento sean precisas y accesibles. También puede procesar pagos, incluido el envío de facturas y el manejo de reclamaciones de seguros . El trabajo rara vez requiere la interacción directa del paciente, pero a veces se pide a los especialistas que expliquen o interpreten los registros si existe confusión sobre lo que se factura o qué tipo de servicios se prestaron.

El especialista en codificación y facturación médica moderna a menudo usa computadoras durante su trabajo.

Transcripción

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La mayor parte del trabajo de los especialistas en codificación y facturación médica implica la transcripción. Cuando los médicos, enfermeras y otros profesionales médicos se reúnen con los pacientes, a menudo toman notas a mano o en dispositivos electrónicos portátiles. Estas notas suelen ser una parte importante de la atención del paciente, pero no siempre están simplificadas; por ejemplo, pueden estar escritas en forma abreviada o garabateadas en los márgenes del archivo principal de un paciente. Los especialistas en facturación y codificación organizarán todas estas notas en un archivo unificado que se puede buscar y comparar fácilmente en una fecha posterior.

Los registros médicos del paciente pueden usarse para determinar la facturación.

Escuchar notas grabadas oralmente también puede ser parte del trabajo. Muchos profesionales médicos dictan sus impresiones sobre las condiciones del paciente o sus pensamientos sobre el tratamiento que luego deben integrarse en los archivos del paciente. Los especialistas en facturación y codificación suelen estar a cargo de revisar estas grabaciones, transcribirlas y luego determinar la mejor manera de incorporarlas al registro permanente.

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Los registros médicos contienen información sobre la salud y el historial de tratamiento médico de un paciente.

Asignar códigos

La creación de un archivo de paciente es importante, pero generalmente es solo un paso preliminar. Lo siguiente que debe hacer un especialista en codificación y facturación médica es asignar a cada decisión de tratamiento un “código”, generalmente una secuencia basada en letras o números, que indica tanto para qué fue el tratamiento como cómo se facturará. El tiempo de un médico generalmente se factura por horas, por ejemplo, que obtiene un código. Cosas como el procesamiento de orina, análisis de sangre e inyecciones también están codificadas, al igual que procedimientos más importantes como radiografías, ultrasonidos y derivaciones a especialistas.

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Los EMR ofrecen una forma simplificada de archivar, codificar y almacenar registros de pacientes.

La mayoría de las veces, los códigos se simplifican país por país o región por región. Parte de esto está dictado por los planes de seguro, pero mucho es impulsado por los gobiernos. Tener un sistema de codificación médica unificado ayuda a mejorar la eficiencia de la atención médica al tiempo que reduce el fraude . Los especialistas en facturación y codificación deben tener cuidado de mantener sus registros muy precisos y, como resultado, pueden dedicar tanto tiempo a revisar su trabajo como a crearlo en primer lugar.

Importancia del análisis

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Los especialistas suelen tener a mano manuales de codificación y “hojas de referencia” de software como referencia, pero el trabajo suele ser mucho más que simplemente introducir números para diferentes condiciones. Los mejores especialistas son capaces de sintetizar notas y resultados de laboratorio en información de diagnóstico más completa, un ejercicio que a menudo requiere mucho análisis y al menos un conocimiento básico de cómo funciona el sistema médico. Algo de esto se puede aprender en el trabajo, pero una cantidad igual depende de una capacitación especializada y un buen ojo para los detalles.

Énfasis en el mantenimiento de registros electrónicos

Muchas partes del mundo utilizan un sistema de registros médicos electrónicos, conocido como EMR para abreviar. Los EMR son una forma simplificada de digitalizar y mantener grandes cantidades de información del paciente y material de diagnóstico en formato electrónico de una manera que ahorra espacio físico y hace que los registros sean más accesibles universalmente. Si bien los EMR son muy eficientes para la mayoría de los médicos, a menudo agregan un paso adicional para los codificadores y facturadores. Los especialistas deben estar capacitados no solo en bases de datos electrónicas, sino también en las leyes de privacidad y acceso de pacientes aplicables. Los errores de seguridad o de entrada pueden hacer que los archivos electrónicos sean vulnerables, lo cual es un gran problema para los codificadores, los médicos y los pacientes por igual.

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Interacciones del paciente

Most of a specialist’s work is done “behind the scenes,” with files coming in from medical offices and insurance companies without much personal interaction. Still, there are some situations in which specialists are called on to deal directly with patients. This is most common when there is some sort of dispute — when a patient insists that he did not receive a certain coded treatment, for instance, or when an insurance company denies coverage for something coded as a routine procedure. In these sorts of cases, specialists may work directly with patients to get to the bottom of the problem and, at the very least, will reach out to the medical professionals involved to get some clarity on the situation.

Specialists sometimes also act as liaisons between medical practices and insurance billing agents. Information about claims, issues with payments, and questions about particular coverage policies are often within the realm of a specialist’s expertise.

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Importance of Teamwork

A lot of the work that coding and billing specialists do is somewhat solitary, but teamwork is nevertheless a central part of the work in most places. Coders and billers must work together to produce comprehensive records, and they are often responsible for checking each other’s work. In most cases, each professional only has one piece of a larger record or file. It is only when all efforts are combined that a coherent and useable coding system comes into being.

Different Job Settings

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Most coding and billing specialists work directly with medical professionals, but not all do. They are frequently hired by hospitals, home care clinics, and outpatient service centers — basically anywhere where patients receive treatments or diagnosis information. Specialists are commonly on staff with insurance companies, too, in order to help process claims and interpret incoming files. Many local and national governments also hire people with this sort of experience, particularly in places where there is a national healthcare plan or government-run medical records systems.

A number of specialists may also work from home-based offices. This is most common after a specialist has gotten a few years’ experience in an office setting and has proved him or herself, but can sometimes be an option for people just starting out, too. Particularly in practices where most files are shared and stored electronically, there is often no reason why coders and billers cannot work remotely. They may be required to attend certain meetings and trainings on-site, but the bulk of the work can generally be done from almost anywhere.

Required Training

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A person must typically have at least a high school diploma in order to become a medical billing and coding specialist, though many employers want people who have obtained an associate or bachelor’s degree. Most medical billing and coding specialists receive on-the-job training to learn about the different aspects of the work, but this is rarely a replacement for substantive background knowledge. Candidates who have taken even just a few courses in anatomy, medical procedures, or diagnostic specialties are usually given preference. These and similar courses are often taken as part of a coding certificate course.

Certificates are usually granted by national organizations, such as the American Medical Billing Association in the United States. Students typically enroll in order to improve their credentials and show potential employers that they are serious about their work. Certification tests can be taken at many community colleges and universities, and may also be available online.

There are some situations in which specialists are called on, such as a billing dispute.

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