Funciones del gerente de oficina administrativa: características y utilidad

Un gerente de oficina administrativa maneja una amplia gama de responsabilidades administrativas en el lugar de trabajo, que van desde brindar apoyo administrativo hasta administrar las instalaciones de la oficina y supervisar al personal administrativo de nivel de entrada. Las oficinas más pequeñas que solo emplean a un profesional administrativo a menudo designarán a esa persona como gerente de la oficina para reflejar su papel de experto en todos los oficios, manejando tareas que quedan fuera de la descripción del trabajo de otros miembros del personal. Otros títulos de trabajo que se utilizan a veces incluyen administrador de oficina, gerente administrativo, oficial administrativo y coordinador de oficina.

Los gerentes de oficina trabajan con equipos e individuos.

El nivel de apoyo administrativo proporcionado por estos gerentes depende del número de otros profesionales de apoyo administrativo en la oficina. Por ejemplo, si una oficina también emplea asistentes ejecutivos que brindan apoyo administrativo a la alta gerencia, es probable que el gerente de la oficina trabaje con la oficina en su conjunto en lugar de trabajar en estrecha colaboración con una sola persona. En una oficina sin asistentes ejecutivos, esta persona puede ser llamada para administrar los informes de gastos de uno o más miembros de la gerencia, así como para organizar sus reuniones y alojamiento de viaje. Si la oficina también emplea a una recepcionista o recepcionista, el gerente de la oficina puede supervisar o delegar tareas administrativas a estos miembros del personal, como abrir el correo, contestar teléfonos, mecanografiar, imprimir, cotejar yentrada de datos .

Los gerentes de oficinas administrativas a menudo supervisan las instalaciones y los traslados de oficinas.

Cuando se trata de instalaciones de oficina, los gerentes de oficinas administrativas generalmente son responsables de ordenar y hacer un inventario de suministros , muebles y electrodomésticos de oficina ; supervisar el funcionamiento de equipos de oficina como impresoras, máquinas de fax y sistemas telefónicos; y coordinar mudanzas y renovaciones de oficinas. Si la oficina aún no tiene un HRdivisión, esta persona normalmente supervisará la orientación de los nuevos empleados, incluida la recopilación de la documentación necesaria del nuevo personal; proporcionarles los artículos que puedan necesitar, como llaves de la oficina o un manual del empleado; y presentarles a otros miembros del personal, así como las operaciones generales de la empresa. Los gerentes de oficina también pueden manejar cuentas por cobrar y por pagar, así como realizar investigaciones de ahorro de costos para determinar qué productos y servicios son los mejores para la empresa.

Un gerente de oficina puede supervisar a los recepcionistas o recepcionistas.

Los gerentes de oficina pueden supervisar el uso del equipo por parte de los empleados.

Los gerentes de oficina pueden mantener un inventario de suministros de oficina y hacer pedidos de nuevos artículos.