Descubre las funciones de un planificador de reuniones

Los planificadores de reuniones a menudo deciden la ubicación de las reuniones.

Un planificador de reuniones se encarga de todos los detalles antes y durante las reuniones de negocios o convenciones. Los planificadores de reuniones deciden los lugares para las reuniones y hacen todas las reservas. No solo reservan el espacio para reuniones, sino que también hacen arreglos para los oradores y los encargados de la restauración. Los planificadores deben asegurarse de que todos los equipos audiovisuales y informáticos necesarios estén en el lugar de la reunión a tiempo y funcionen correctamente. Un planificador de reuniones asiste a la reunión para saludar a los asistentes y manejar cualquier problema, así como para distribuir y recopilar tarjetas de comentarios de los asistentes.

Los planificadores de reuniones pueden encontrar lugares fuera del sitio para organizar reuniones.

El seguimiento de los resultados de la reunión es una parte importante de ser un planificador de reuniones y muchos planificadores entregan tarjetas de comentarios a los asistentes. Los buenos planificadores siempre intentan mejorar sus habilidades. Los comentarios de los asistentes a la reunión pueden ayudar al planificador a encontrar cualquier problema que no haya notado para que, con suerte, los mismos errores no se repitan en reuniones futuras.

Los planificadores de reuniones a menudo programan oradores y registran a los participantes.

El planificador debe tener en cuenta el propósito de la reunión mientras hace todos los arreglos para el evento. Por ejemplo, si se celebrara una reunión corporativa con el objetivo principal de presentar un nuevo producto de la empresa a los altos directivos, el planificador trataría de encontrar oradores que tuvieran más conocimientos sobre el tema. Dependiendo del producto, él o ella también puede hacer arreglos para que un asistente distribuya los productos en el momento apropiado durante la reunión. En el evento, un organizador de reuniones puede presentar a los oradores en una plataforma o escenario.

Los planificadores de reuniones deben hacer todos los arreglos para los eventos que se ajusten al presupuesto que se les asigna. Para evitar cancelaciones u otros cargos, un organizador de reuniones debe ser experto en permitir la cantidad adecuada de tiempo para reservar espacio y servicios. También debe comprender los contratos y cómo elegir la mejor propuesta entre las propuestas presentadas por varias empresas diferentes. Los planificadores de reuniones generalmente deben tener al menos una licenciatura.

El registro de los asistentes es manejado cuidadosamente por un planificador de reuniones. Los planificadores de reuniones deben asegurarse de informar a los asistentes sobre los horarios de las reuniones, así como organizar el alojamiento y el transporte para los empleados que asistan a reuniones fuera de la ciudad. Los planificadores también deben asegurarse de que los elementos informativos, como los folletos de ferias comerciales, se impriman correctamente y se entreguen a tiempo.

Viajar es una parte importante de la carrera de muchos planificadores de reuniones. La mayoría de los planificadores se alojarán en hoteles agradables, ya que los seminarios corporativos tienden a realizarse en un entorno atractivo. Sin embargo, los planificadores deben asegurarse de monitorear los detalles de la configuración, así como los eventos planificados durante la reunión y, por lo general, es necesario comenzar a trabajar temprano en la mañana. Un planificador de reuniones siempre debe recordar incluso lo más mínimo, como asegurarse de que las etiquetas de identificación hayan llegado a tiempo y sean precisas.