Un secretario municipal es la persona a cargo de las funciones administrativas de una ciudad. Su trabajo es mantener las operaciones diarias funcionando de manera eficiente y precisa. Normalmente apoya al administrador de la ciudad , así como al alcalde , el ayuntamiento y cualquier otro personal directamente involucrado en la gestión de la ciudad.
Los secretarios municipales suelen estar a cargo de las elecciones municipales.
Además del mantenimiento de todos los archivos y registros oficiales, el secretario también supervisa periódicamente las operaciones fiscales, como el pago de proveedores y proveedores. Por lo general, se le exige que prepare presupuestos, revise la precisión y validez de los gastos y presente solicitudes de revisiones presupuestarias al administrador de la ciudad . Los fondos de caja chica para gastos generales de oficina son normalmente su responsabilidad.
Un secretario de la ciudad puede tomar notas en las reuniones locales para que los funcionarios tengan un registro escrito de lo que se dice.
Si la estructura del gobierno de la ciudad incluye un ayuntamiento y un alcalde, el secretario de la ciudad generalmente debe preparar las agendas para cada una de sus reuniones y notificar a las comisiones de la ciudad si se requiere su opinión para ciertos puntos de la agenda. Estas comisiones a menudo incluyen las comisiones de planificación e impacto ambiental, así como la junta de revisión del diseño y el comité de obras públicas. El secretario habitualmente reúne los paquetes de la agenda y los distribuye a los miembros del consejo. Las actas de las reuniones normalmente son registradas y editadas por el secretario y distribuidas a los miembros del consejo una vez terminadas.
Para las elecciones dentro de la ciudad, el secretario de la ciudad prepara las boletas.
Cuando la ciudad celebra elecciones, el secretario municipal suele estar a cargo de los detalles de las elecciones municipales. Esto generalmente incluye la preparación y verificación de votación información y distribución de las papeletas por correo o en el ayuntamiento. Nombrar y capacitar a los trabajadores electorales es frecuentemente parte de su trabajo, junto con el conteo y verificación de los resultados de las elecciones.
Un secretario de la ciudad generalmente se encarga de mantener los archivos o registros oficiales de un municipio.
Cuando se modifican los códigos municipales o los estatutos de la ciudad, normalmente se requiere que el secretario se asegure de que se publiquen las notificaciones adecuadas de las acciones en los periódicos locales. Si se llevan a cabo audiencias públicas sobre temas que afectan a los ciudadanos, habitualmente se espera que publique avisos de las reuniones de manera oportuna. Todos los archivos y registros históricos relacionados con el gobierno de la ciudad se mantienen tradicionalmente en un lugar seguro por el secretario de la ciudad.
Este empleado normalmente se encarga de seleccionar, contratar y gestionar su personal de apoyo. Si los edificios o propiedades de la ciudad requieren reparaciones o mantenimiento, las notificaciones de licitación públicas y el procesamiento de licitaciones generalmente son administradas por el secretario de la ciudad. Los contratos celebrados con los contratistas ganadores generalmente son supervisados ??por el secretario.
Las calificaciones para un puesto de secretario municipal generalmente incluyen un diploma de escuela secundaria o equivalente. La mayoría de las ciudades prefieren una licenciatura en administración de empresas o un campo relacionado. La experiencia en gestión de oficinas o apoyo administrativo es una ventaja. Generalmente se requieren habilidades organizativas ejemplares para manejar la amplia gama de responsabilidades de una persona con este trabajo.
La oficina del secretario de la ciudad puede emplear a varias personas para garantizar la presentación precisa de los registros y para trabajar directamente con el público.