Descubre las Funciones de un Supervisor de Oficina y su Importancia

Anuncios

 Dependiendo del tipo de oficina, un supervisor de oficina puede tener muchas responsabilidades laborales diferentes. Por lo general, un supervisor de oficina es responsable de administrar a otro personal de oficina, así como también de administrar la oficina, incluidas tareas como la creación de horarios, la contratación y capacitación de nuevos empleados y el mantenimiento de suministros y equipos de oficina, entre otras. El supervisor de una oficina normalmente informará a la alta dirección.

Los supervisores de oficina suelen ser responsables del resto del personal de la oficina.

Un supervisor de oficina puede trabajar en cualquier oficina de tamaño mediano a grande con una cantidad de personal administrativo de oficina. Deberá tener excelentes habilidades organizativas, así como la capacidad de trabajar bien con otras personas y brindar servicio al cliente si es necesario.

Anuncios

Un supervisor debe poder crear horarios de trabajo que satisfagan las necesidades de la empresa, así como tener en cuenta las solicitudes de los empleados, como vacaciones o tiempo de enfermedad. Un supervisor también puede necesitar programar reuniones u otros eventos corporativos, así como tomar actas de reuniones.

Los supervisores mantienen los suministros de oficina.

Es importante que un supervisor de oficina conozca y comprenda todas las funciones y necesidades de la oficina. Él o ella debe poder transmitir esta información a otros empleados y comprender cuánto tiempo debe tomar cada tarea individual. Debido a que se le puede pedir a un supervisor de oficina que ayude a la gerencia a contratar nuevos empleados, es necesario tener una idea clara de las habilidades necesarias para tener éxito en un entorno de oficina en particular. También es necesario asegurarse de que las tareas del trabajo no se dupliquen y de que todos los empleados sean necesarios.

Anuncios

Un supervisor de oficina puede necesitar crear horarios de personal y asumir algunas tareas contables.

Diariamente, un supervisor debe asegurarse de que todos los empleados se concentren en sus tareas y mantengan las políticas corporativas para cuestiones como el comportamiento y el código de vestimenta. Si surge algún problema entre los empleados o con los clientes o clientes, un supervisor deberá estar disponible para ayudar a resolver el problema. Un supervisor de oficina también necesitará mantener el equipo en la oficina, como fotocopiadoras o computadoras, así como realizar un seguimiento de los suministros que deben solicitarse.

Otras tareas pueden incluir teneduría de libros, deberes contables, mantenimiento de un sistema de archivos, contestar teléfonos y recibir y enviar correo de oficina, entre otras. Cada oficina puede requerir una combinación diferente de tareas de sus supervisores y personal administrativo, y un supervisor necesita poder hacer su trabajo mientras es un buen líder para otros empleados. Es importante que un supervisor pueda escuchar las preocupaciones, ideas y sugerencias de los otros empleados, innovar formas de resolver problemas y transmitir las preocupaciones importantes a la alta dirección.

Anuncios

Un supervisor de oficina puede asegurarse de que los equipos, como las fotocopiadoras, funcionen correctamente.