¿Qué son los procedimientos de adquisición?

Asegurar que el pedido coincida con la lista de empaque y que ningún artículo esté dañado es un paso que a menudo se pasa por alto en el proceso de adquisición.

Toda organización que compra bienes o servicios tiene procedimientos de adquisición estándar , los métodos que utilizan para adquirir esos bienes . Estos procedimientos cubren todos los aspectos del ciclo de adquisiciones , incluida la selección del proveedor, las negociaciones del contrato, la realización de pedidos y el pago. Todas las empresas tienen procedimientos de adquisiciones y se utilizan para controlar la actividad de gasto, garantizar que existan las aprobaciones adecuadas y reducir el riesgo de sobrepago. La actividad de adquisiciones o compras abarca toda la actividad de gasto, excluida la nómina, y a menudo representa más del 50 por ciento de todos los gastos.

La principal fuerza impulsora para el desarrollo de procedimientos de adquisiciones es controlar todos los gastos. Los procedimientos reales utilizados pueden variar ligeramente, pero serán similares. Un proceso de aprobación apropiado generalmente implica una separación de tareas y la participación de los altos directivos para transacciones que costarán más que un precio específico. Otro procedimiento de adquisición estándar es limitar el acceso a los formularios de la orden de compra y requerir la autorización firmada de un gerente que no sea la persona que usa los bienes. Esta separación del destinatario de los bienes y la aprobación está diseñada para garantizar que un miembro del personal superior esté al tanto del pedido y pueda confirmar que los materiales son necesarios y se utilizarán para el propósito adecuado.

Otro procedimiento de adquisición común es crear una lista corta de proveedores preaprobados para productos específicos. Los proveedores se agregan a la lista mediante un proceso de licitación que se lleva a cabo de manera programada. Este proceso está diseñado para ser transparente y brindar a la empresa la oportunidad de obtener descuentos en el precio, cumplir con los estándares de calidad y garantizar la puntualidad en la entrega.

Los riesgos para una empresa sin los procedimientos de adquisición adecuados son el gasto excesivo, la imposibilidad de lograr un buen valor y el fraude de compras . Muchas personas que no tienen ninguna capacitación en contabilidad o adquisiciones se resienten por los pasos involucrados en una solicitud de compra. Sin embargo, estos procesos están diseñados para ahorrar tiempo y dinero.

Otros procedimientos de adquisición comunes incluyen el establecimiento de umbrales de valor que desencadenan diferentes actividades de adquisición. Por ejemplo, las compras que cuestan más de una determinada cantidad pueden requerir que dos niveles de administración aprueben una orden de compra. Una orden de compra por un precio mucho más alto puede requerir la emisión de una propuesta .

En algunos casos, es posible que se requiera que las empresas defiendan sus contratos de compra. Si un proveedor que participó en el proceso de licitación siente que no se le brindó una oportunidad justa para competir, se puede entablar una demanda. El derecho contractual es una fuente de gran actividad jurídica y las empresas con sólidos procedimientos de contratación se encuentran en la mejor posición para defender sus decisiones comerciales.