¿Qué son los registros de mantenimiento?

Significado | Concepto | Definición:

Los registros de mantenimiento son notas escritas que proporcionan documentación sobre el mantenimiento de un determinado equipo. La mayoría de las veces, cuando la gente habla de este tipo de registros en un entorno industrial, se refiere a los informes y archivos formalizados que mantienen los propietarios de flotas, operadores de plantas industriales u otros empresarios que realizan algún tipo de trabajo con máquinas. Mantener un registro adecuado del servicio mecánico y las reparaciones en estos escenarios generalmente se considera una buena práctica comercial y también puede ser requerido por ley. Los registros son particularmente útiles en la gestión del mantenimiento porque ayudan a las empresas a garantizar que sus equipos se mantengan en buenas condiciones y también ofrecen una forma de gestionar y realizar un seguimiento de los gastos de reparación y mantenimiento preventivo.

Los registros de mantenimiento son notas de documentación que proporcionan información sobre el mantenimiento de un determinado equipo.

Sin embargo, los registros también pueden ser utilizados por individuos. Muchas personas mantienen registros detallados del mantenimiento personal del automóvil y también pueden registrar el servicio realizado en los electrodomésticos como unidades de aire acondicionado y generadores de respaldo. Esto puede agilizar las reparaciones necesarias y también puede hacer que la reventa sea mucho más sencilla.

Los técnicos de automóviles pueden utilizar los registros de mantenimiento para realizar un seguimiento de los problemas y reparaciones de un automóvil.

Por qué se mantienen

Independientemente de los detalles específicos de la configuración, la gestión de registros de mantenimiento suele ser importante por varias razones. Por ejemplo, un programa de mantenimiento puede ser invaluable para ayudar a los técnicos de servicio a diagnosticar problemas repetidos con una máquina o vehículo. Además, los buenos registros ayudan a los gerentes de departamento, a los empleados e incluso, a veces, a las personas a asegurarse de que un equipo funcione de acuerdo con las garantías del fabricante. También pueden ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de cuándo un equipo debe someterse a mantenimiento preventivo .

Los registros de mantenimiento son especialmente importantes en un entorno de fábrica, donde se utiliza a diario una gran cantidad de máquinas caras.

También hay una base de valor para todo esto. Mantener la maquinaria en buen estado de funcionamiento es una de las mejores formas de protegerla como inversión, y documentar ese cuidado puede hacer que el equipo sea más deseable si alguna vez se vende, ya que hay pruebas de que recibió el servicio adecuado. Esto es válido tanto para empresas como para particulares. Las ventas de autos usados ??son un buen ejemplo: las personas que pueden demostrar con registros detallados la frecuencia con la que sus autos fueron mantenidos y reparados a menudo pueden obtener un precio más alto que las personas cuyos autos parecen estar funcionando bien, pero vienen solo con promesas verbales.

Los registros de mantenimiento deben incluir cualquier informe de diagnóstico ofrecido por un mecánico.

Los registros completos también pueden ser un amortiguador contra la responsabilidad. Si una empresa es demandada en relación con un equipo defectuoso, los registros detallados pueden ser esenciales para respaldar el caso de la empresa y demostrar que hubo debida diligencia, por ejemplo.

Mantener registros de mantenimiento de maquinaria es especialmente importante en una fábrica o lugar de trabajo industrial.

Elementos principales y requisitos básicos

Los registros personales suelen ser los más fáciles de mantener y, por lo general, son poco más que un archivo que contiene recibos e informes de diagnóstico sobre cambios de aceite, servicios y reparaciones del vehículo. También se suelen incluir los resultados de las inspecciones de seguridad o las pruebas de emisiones necesarias. Este tipo de informes pueden ser bastante informales; la idea principal es mantener un registro de lo que le sucedió a la máquina y cuándo. Pueden ser tan simples como un cuaderno cerca de la máquina o una hoja de cálculo digitalizada con informes escaneados y notas especializadas.

El proceso para desarrollar un plan de registro de mantenimiento orientado al negocio suele ser un poco más formalizado. Primero, la empresa generalmente hará un inventario de todos sus equipos. Cualquier artículo que necesite ser inspeccionado o reparado periódicamente debe incluirse en esta lista y asignársele un número de seguimiento. El software de mantenimiento puede resultar valioso para ayudar a las empresas a organizar toda esta información. Ya sea que los datos estén documentados electrónicamente o en papel, generalmente se considera una buena práctica mantener una copia de seguridad en algún lugar en caso de que los datos se pierdan o se destruyan accidentalmente.

Actualizaciones

After the inventory has been completed, the records simply need to be updated whenever work is performed. Generally, the records should document what type of work was carried out and when it was performed, as well as who actually performed it. When any inspections or equipment testing takes place, the record should reflect whether the inspection or testing followed manufacturer guidelines and company operating procedures. Expenses relating to labor and parts can also be documented in order to assist departments with budget forecasting.

Factory Settings

The use of maintenance records is particularly important in a factory setting, where a large number of expensive machines are used daily. These records can help make sure that any appropriate equipment maintenance or plant maintenance has been completed so that plant operations will run smoothly. For instance, a maintenance log detailing any repairs or service upkeep may be kept on a factory machine. This log can help avoid accidents or plant shut-downs resulting from defective equipment.

Automotive and Aviation Uses

Logs are also a really common part of fleet maintenance. Companies that lease or own large groups of trucks, for instance, often need to keep careful track of which vehicles are due for repair or are potentially in need of service before they’re sent out on long journeys or delivery calls. The same is true for aircraft fleet operators; airlines and commercial jet companies are often required by law to keep careful records of all routine services and repairs, as this can help prevent accidents and problems during flight.

Airline maintenance protocols help ensure safe flights for passengers and crew members.