¿Qué son los servicios de conferencias?

Los gerentes de servicios de conferencias coordinan el catering para el evento.

Los servicios de conferencias incluyen la reserva de conferencias, reuniones u otros eventos, así como la planificación y prestación de los servicios necesarios para que esos eventos tengan éxito. Los servicios de conferencias también se conocen comúnmente como gestión de reuniones, gestión de eventos, planificación de eventos o marketing de eventos . Los administradores de servicios de conferencias también se denominan planificadores de reuniones o eventos. Los servicios de conferencias varían según el evento, pero por lo general incluyen presupuestos, arreglos de alojamiento, catering y equipo y apoyo audiovisuales.

Dependiendo del tipo de evento, el alcance de los servicios de conferencias puede incluir el servicio de cócteles.

Hay dos amplias categorías de servicios de conferencias: los gestionados por planificadores de reuniones internos y los gestionados por planificadores externos. Los planificadores de reuniones internos son empleados de las instalaciones que albergan el evento. Por lo general, el contacto del grupo, el miembro del grupo que está a cargo de hacer todos los arreglos necesarios, decidirá de antemano qué instalación utilizar para el evento y se comunicará directamente con sus propietarios. A continuación, se asigna un gerente de servicios de conferencias desde esa instalación. Se contratan empresas externas o de terceros cuando un grupo no tiene un sitio en particular seleccionado. El contacto del grupo proporcionará una lista de requisitos y la empresa de servicios de conferencias comenzará a sugerir las instalaciones adecuadas y actuará como intermediario entre el grupo y los sitios.

Los servicios de conferencias requeridos para cada evento incluyen alojamiento y comidas. Por esta razón, las conferencias suelen ser organizadas por hoteles con instalaciones para conferencias en el lugar. Estos suelen incluir espacios de reuniones grandes y pequeños, laboratorios de computación, un salón de baile y capacidades audiovisuales para oradores o presentaciones. Las comidas generalmente son manejadas por el propio departamento de alimentos y bebidas de la instalación. Todos estos servicios de conferencias son administrados por personal en el lugar y coordinados por el gerente de servicios de conferencias, quien hace todos los arreglos necesarios cuando el grupo le informa de sus necesidades.

Los gerentes de servicios de conferencias de terceros ofrecen sugerencias para un lugar para la conferencia, luego coordinan todos los servicios adicionales si no los ofrece esa instalación, como catering y reservas de hotel. Este tipo de planificación de conferencias es común con grupos demasiado grandes para ser alojados en un solo hotel, o para grupos que desean que un tercero los ayude a negociar la mejor tarifa. Los servicios de conferencias también incluyen la planificación de cualquier recreación que el grupo pueda desear durante su estadía.

La mejor manera de elegir una instalación para conferencias es examinando las necesidades del grupo y lo que buscan lograr durante su evento. Las conferencias típicas incluyen ferias comerciales , programas de capacitación de empresas o ceremonias de premios anuales. Muchos planificadores de servicios de conferencias de hoteles también planifican bodas o pequeños eventos familiares. El objetivo al contratar profesionales de servicios de conferencias es garantizar que se satisfagan todas las necesidades del grupo y que el evento transcurra sin problemas sin tener que preocuparse por los detalles.